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SALA DI STUDIO DELL'ARCHIVIO DI STATO DI RIETI

 

MODULI: Moduli per l'ammissione alla sala studio

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Moduli per le richieste di fotoriproduzione

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MODALITA' DI ACCESSO L'accesso alla Sala di studio è libero e gratuito, previa autorizzazione del direttore il quale firma la domanda di ammissione compilata dallo studioso, dietro presentazione di un documento di riconoscimento.
Lo studioso ammesso a frequentare la sala di studio:
- deposita borse e contenitori nell'armadio, tenendo in consegna la chiave fino all'uscita
- firma il registro di presenza, per il mattino e per il pomeriggio- rivolge al funzionario di turno eventuali richieste per un orientamento della ricerca di carattere più generale, oppure ogni altro chiarimento inerente al patrimonio documentario
- consulta gli inventari e gli altri mezzi di corredo disponibili- compila le richieste del materiale che deve consultare
- si attiene alle norme del R.D. 1163/1911 e alle disposizioni del regolamento di sala
CONSULTABILITA'  DEI DOCUMENTI I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili (artt. 122-127 del decreto legislativo 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”).
Esistono norme restrittive sulla libera consultabilità, che riguardano:
- i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera e interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data.
- i documenti che contengono dati sensibili (art.221 L.675/1996) e i dati contenuti nel casellario giudiziario (Cod. proc. penale), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Nel caso in cui tali documenti contengano dati relativi allo stato di salute, alla vita sessuale, ai rapporti familiari, divengono consultabili 70 anni dopo la loro data.
Il titolo VII del Codice in materia di protezione dei dati personali (artt. 97-110 del D.lgs. n°196/2003) disciplina il trattamento dei dati personali effettuato per scopi storici, statistici o scientifici, in particolare l'art. 103 stabilisce che la consultazione dei documenti conservati "negli Archivi di Stato, in quelli storici degli enti pubblici e in archivi privati" è disciplinata dal decreto legislativo 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”.
E' stato inoltre sottoscritto il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (G.U. n°80 del 5/4/2001).
Norme generali

 



 1.  La sala di studio è aperta al pubblico dal lunedì al sabato, con il seguente orario:
lunedì - venerdì: ore 8,30 - 18,30;  sabato: 8,30-13,30. L'apertura del sabato è riservata alla sola consultazione del materiale in deposito e di quello richiesto entro le ore 12 del venerdì per email (as-ri@beniculturali.it) o per fax (0746481991) o prenotato direttamente in sala dall'utente. 
La distribuzione dei pezzi avviene dalle ore 8,30 alle ore 17,30.  
Eventuali cambiamenti di orario o giorni di chiusura sono comunicati al pubblico mediante avviso.
 2. A norma di legge, il materiale documentario è liberamente e gratuitamente consultabile per uso di studio, ad eccezione di quello indicato negli artt. 21 e 22 del D.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409, successivamente modificati dagli artt. 107 e 110 del d. lgs. 29 ottobre 1999 n. 490.
 3. Prima di fare ingresso in sala di studio l'utente deposita borse ed altri oggetti personali nell'armadietto assegnatogli e trattiene la chiave per tutto il tempo della permanenza in sala, depositando giacca o cappotto nell'apposito settore. Gli addetti alla vigilanza indicheranno all'utente il locale in cui si trovano armadietti ed appendiabiti.
 4. Il funzionario di sala di studio accerta, sulla base dell'apposito file dell'elenco degli studiosi, che l'utente sia stato in precedenza ammesso a frequentare la sala.
 5. Al momento del suo primo ingresso in sala l'utente esibisce un documento di riconoscimento, consulta il regolamento, conferisce con il funzionario di sala per un primo orientamento alla ricerca e compila il modulo della domanda di ammissione. La finalizzazione allo studio delle ricerche deve essere chiaramente specificata dall'utente nella domanda di ammissione, che deve essere rinnovata all'inizio dell'anno successivo, se la ricerca non è terminata. Per nuovi eventuali argomenti va compilata una nuova domanda.
 6. L'utente consulta gli strumenti di ricerca, disposti in ordine numerico progressivo sugli appositi scaffali; prende nota delle segnature archivistiche dei pezzi riportate negli inventari che al termine della consultazione lascia sul tavolo.
 7. Per la richiesta dei pezzi l'utente compila in triplice copia le apposite schede di richiesta. Su ciascuna scheda di richiesta indica i dati di riferimento di un solo pezzo archivistico riportando in modo chiaro e completo la segnatura dell'inventario. Dal lunedi al venerdì la distribuzione dei pezzi, che inizia alle ore 8.30, è sospesa dalle 13.30 alle 14.30, tanto in sala studio, quanto in sala mappe L'ultima richiesta va presentata entro le ore 17,30.  

 8. La direzione, per rispondere al meglio alle esigenze dell'utenza, non pone limiti al numero delle prese da effettuarsi giornalmente, salvo che detto numero non comporti uno straordinario aggravio per gli addetti di sala. L'utente potrà richiedere per ciascuna presa non più di due pezzi (volumi, buste, registri, filze, ecc.). Il personale colloca i pezzi prelevati nello scaffale destinato alla consegna. Da tale scaffale lo studioso ritira e consulta un pezzo per volta. Provvede successivamente a ricollocarlo:
 a) nello scaffale per la riconsegna ed archiviazione se non intende consultare ulteriormente il pezzo;
 b) nello scaffale per la consegna se intende esaminare di nuovo il pezzo nel corso della giornata, tenendo conto tuttavia che egli non potrà avere a disposizione in tale scaffale più di cinque pezzi;
 c) nello scaffale per il deposito se intende consultare il pezzo nei giorni successivi.
L'utente può tenere in deposito non più di tre pezzi per quindici giorni, rinnovabili previa comunicazione al funzionario di sala.
 9. Particolari e documentate necessità di più ampie consultazioni, non riconducibili alle procedure ora indicate, devono essere esposte direttamente al Direttore dell'Archivio di Stato che, se opportuno e possibile, provvede ad organizzare un apposito servizio.
 10. Per ricerche collettive da parte di gruppi di studiosi il coordinatore del gruppo deve conferire con il Direttore di sala che provvederà ad organizzare i lavori.
 11. Lo studioso che utilizza materiale documentario dell'Archivio di Stato ha l'obbligo di consegnare due copie dell'eventuale pubblicazione cui dà luogo la ricerca. I laureandi che utilizzano documenti dell'Archivio per la propria tesi di laurea sono tenuti a consegnarne copia all'Istituto o di consentirne la riproduzione a spese dell'Istituto, che garantisce l'osservanza delle condizioni di consultazione stabilite dall'autore.
 12. Gli utenti della sala per motivi non di studio sono assoggettati alle stesse disposizioni, in quanto applicabili, del presente regolamento.

 Documenti di particolare pregio o fragilità

 13. La consultazione delle mappe si effettua nella sala a ciò destinata, così come i registri catastali. Per la consultazione degli stessi si compilerà l'apposita scheda in triplice copia.
 14. I documenti dichiarati "di pregio" sono consultati in riproduzione, ove questa esista, salvo espressa autorizzazione del direttore dell'Archivio di Stato. Nei casi in cui per qualsiasi motivo è ipotizzabile un pericolo per i detti documenti, la direzione dell'Archivio di Stato può negarne la consultazione. Il funzionario di sala prende nota sulla scheda di richiesta della natura pregiata del materiale e controlla, sull'apposito elenco, che sia disponibile la riproduzione dello stesso su supporto informatico. In caso positivo consegna allo studioso la riproduzione digitale. L'utente può richiedere non più di due pezzi al giorno della raccolta "Preziosi", la conservazione in deposito di tali documenti è affidata al direttore di sala.
 15. La biblioteca dell'Archivio di Stato è istituita ad uso interno dei dipendenti dell'Istituto. Gli utenti ammessi in sala possono comunque chiedere la consultazione dei libri necessari alle loro ricerche. La consultazione dei cataloghi e la lettura del materiale bibliografico in consultazione avvengono nei locali della sala di studio con lo stesso orario. Non è consentito il prestito esterno. Le richieste di lettura, per quel materiale non conservato in sala, vanno presentate al funzionario di turno in sala di studio, che provvede a farle compilare sul blocco delle richieste per materiale bibliografico e a dare indicazioni per il prelievo all'addetto di sala. Il materiale, una volta esaminato, può essere tenuto in deposito per quindici giorni o lasciato sul tavolo di consultazione per poi essere ricollocato.

Servizio di Fotoriproduzione

 16. Gli utenti che intendono richiedere la riproduzione di documenti devono consegnare l'apposita domanda esclusivamente all'addetto al servizio di riproduzione.
 17. L'impiegato addetto al servizio di riproduzione: accetta le domande e provvede a farle vistare dal funzionario di sala, il quale accerta che le stesse rispettino la normativa presente nel regolamento per la fotoriproduzione esposto in sala; comunica all'utente la data di consegna delle riproduzioni e alla data prevista provvede alla consegna.
 18. L'importo da pagare per le riproduzioni, computato dall'impiegato, deve essere versato anticipatamente all'addetto contabile, secondo l'orario affisso in sala studio. All'utente viene rilasciata ricevuta non fiscale attestante l'avvenuto pagamento.
 19. Ii documenti possono essere riprodotti tramite mezzi fotografici. Possono essere riprodotti in fotocopia solo documenti non rilegati e non anteriori al sec. XX.  
 20. L'utente può eseguire gratuitamente riproduzioni con mezzo proprio per fini di studio. Nel caso il documento da riprodurre sia stato escluso dalla consultazione, l'Istituto fornirà all'utente una riproduzione fotografica al costo delle reali spese sostenute.  (circolare ministeriale n. 3 del 7 settembre 2017)  
 In questo caso non possono essere usate attrezzature professionali (stativi, lampade, flasch ecc.).
Lo studioso non dovrà richiedere alcuna autorizzazione ma dovrà sottoscrivere la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ( articolo 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n.445 ) che gli verrà consegnato dal funzionario di sala e nel quale elencherà i singoli documenti che intende riprodurre. 

 21. Possono essere richieste riproduzioni di materiale bibliografico, nel rispetto delle norme previste per il copyright e della legge 159/'93. Per la richiesta di riproduzioni di materiale bibliografico, vale la procedura già descritta.

 22. In caso di pubblicazione il richiedente è tenuto a consegnare all'Archivio di Stato tre copie dell'opera contenente le riproduzioni.

23. Norme relative agli utenti

L'utente ammesso in sala di studio è tenuto a:
 - esibire un documento di riconoscimento al momento dell'ingresso e ad ogni richiesta del personale;
 - firmare quotidianamente in modo leggibile il registro delle presenze;
 - prendere visione del regolamento della sala di studio;
 - attenersi alle procedure previste per la richiesta e riconsegna del materiale in consultazione, servizi di biblioteca e di riproduzione;
 - consultare non più di un'unità archivistica per volta;
 - tenere sul tavolo esclusivamente il materiale documentario in consultazione e materiale di lavoro (quaderno, lente o altro). Ogni altro oggetto deve essere depositato nel guardaroba, salvo espressa autorizzazione del direttore o del funzionario di sala;
 - maneggiare i documenti con la massima cura, evitando ogni possibile manomissione dei supporti e delle scritture;
 - rispettare l'ordine dei fascicoli di ciascuna busta e dei documenti contenuti in ciascun fascicolo, segnalando al personale tecnico-scientifico le eventuali incongruenze rilevate;
 - conservare la scheda rosa all'interno dell'unità documentaria in consultazione;
 - segnalare al personale il materiale da tenere eventualmente in deposito apponendo il proprio nome su un cartoncino;
 - rispettare il silenzio e l'ordine della sala.
La consultazione del materiale documentario è strettamente personale.
E' consentito l'uso di attrezzature elettroniche.
E' vietato agli utenti l'accesso ai locali del deposito.
In caso di contravvenzione alle norme precedenti all'utente sono inflitte sanzioni che vanno dal semplice avvertimento verbale o scritto da parte dei funzionari responsabili all'esclusione temporanea o definitiva dalla frequenza della sala di studio. Le esclusioni dalla sala ed eventuali più gravi provvedimenti sono di competenza del Direttore dell'Archivio di Stato o della Direzione Generale per gli Archivi, a seconda della loro natura. Norme relative al personale  
Il servizio di sala di studio è coordinato dal Direttore del servizio di sala di studio e biblioteca ed è svolto da un funzionario di sala.  
Il Direttore del servizio coordina le attività della sala di studio e vigila sull'osservanza del presente regolamento. In particolare provvede ad aggiornare il file con l'elenco degli studiosi ammessi in sala e quello degli esclusi e conserva, una volta protocollate, le domande dell'anno corrente.

Il Direttore del servizio o il funzionario di sala:
 - illustrano all'utente che richiede di essere ammesso in sala di studio le modalità e le procedure della consultazione e della eventuale riproduzione;
 - accettano la domanda annuale di ammissione degli studiosi dopo aver verificato che il richiedente non sia stato escluso dal frequentare le sale di studio;
 - forniscono, quando richiesti, la necessaria assistenza tecnico-scientifica per le ricerche;
 - accettano, siglandole, le richieste formulate dagli studiosi dopo aver controllato la loro completezza ed accettabilità;
 - al termine di ciascun turno verificano, in collaborazione con gli addetti alla vigilanza di sala, che il materiale bibliografico e documentario consultato sia stato ricollocato o che si trovi negli scaffali destinati alla consegna o al deposito così come previsto dal presente regolamento.

Gli addetti al servizio di vigilanza:
 - vigilano costantemente sul corretto uso della documentazione data in consultazione e sull'osservanza, da parte degli studiosi, di tutte le altre disposizioni contenute nel presente regolamento;
 - eseguono la presa e la ricollocazione dei pezzi ponendo in luogo del pezzo prelevato una tasca con la relativa scheda di richiesta;
 - trasferiscono all'addetto al servizio di riproduzione il materiale da riprodurre.

 

 

CODICE DEONTOLOGICO CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA PER I TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI PER SCOPI STORICI
(pubblicato sulla G.U. n. 80 del 5/4/2001)

Preambolo: i sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il presente codice sulla base delle seguenti premesse:
1) Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici, utilizza frequentemente dati di carattere personale per i quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati.
In considerazione dell'interesse pubblico allo svolgimento di tali trattamenti, il legislatore - con specifico riguardo agli archivi pubblici e a quelli privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell'art. 36 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963 n. 1409 - ha esentato i soggetti che utilizzano dati personali per le suddette finalità dall'obbligo di richiedere il consenso degli interessati ai sensi degli articoli 12, 20 e 28 della legge (legge 31 dicembre 1996, n. 675, in particolare l'art. 27; decreti legislativi 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281, in particolare art. 7, comma 4; decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni e integrazioni).
2) L'utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente codice di deontologia e di buona condotta, l'osservanza del quale, oltre a rappresentare un obbligo deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento dei dati (art. 31, comma 1, lettera h) legge 31 dicembre 1996, n.675; art.6 decreto legislativo 30 luglio 1999, n.281).
3) L'osservanza di tali regole non deve pregiudicare l'indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
4) I trattamenti di dati personali concernenti la conservazione, l'ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono considerati di rilevante interesse pubblico (art. 23 decreto legislativo 11 maggio 1999, n.135).
5) La sottoscrizione del presente codice è promossa per legge dal Garante, nel rispetto del principio di rappresentatività dei soggetti pubblici e privati interessati. Il codice è espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le società scientifiche, ed è volto ad assicurare l'equilibrio delle diverse esigenze connesse alla ricerca e alla rappresentazione di fatti storici con i diritti e le libertà fondamentali delle persone interessate (art. 1 legge 31 dicembre 1996, n. 675).
6) Il presente codice, sulla base delle prescrizioni di legge, individua in particolare:
 a) alcune regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con quelle che riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero;
 b) particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare;
 c) modalità di applicazione agli archivi privati della disciplina dettata in materia di trattamento dei dati per scopi storici (art. 7, comma 5, decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281).
7) La sottoscrizione del presente codice è effettuata ispirandosi, oltre agli artt. 21 e 33 della Costituzione della Repubblica italiana, alle pertinenti fonti e documenti internazionali in materia di ricerca storica e di archivi e in particolare:
 a) agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali del 1950, ratificata dall'Italia con legge 4 agosto 1955, n.848.
 b) alla Raccomandazione N. R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d'Europa;
 c) agli artt. 1, 7, 8, 11 e 13 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea;
 d) ai principi direttivi per una legge sugli archivi storici e gli archivi correnti, individuati dal Consiglio internazionale degli archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel congresso internazionale degli archivi, svoltosi a Pechino nel 1996.
Capo I PRINCIPI GENERALI
Art. 1.
Finalità e ambito di applicazione1. Le presenti norme sono volte a garantire che l'utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell'esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all'informazione, nonché nell'accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del diritto all'identità personale.
2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Il codice si applica, senza necessità di sottoscrizione, all'insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.
3. Il presente codice reca, altresì, principi-guida di comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare:
 a) nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti, indipendentemente dalla loro nazionalità, categoria di appartenenza, livello di istruzione;
 b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l'utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei documenti.
4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, i quali manifestano l'intenzione di applicare il presente codice nella misura per essi compatibile.
Art. 2. Definizioni
1. Nell'applicazione del presente codice si tiene conto delle definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni citate nel preambolo. Ai medesimi fini si intende, altresì:
a) per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4;
b) per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero;
c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.
Capo II REGOLE DI CONDOTTA PER GLI ARCHIVISTI E LICEITA' DEI RELATIVI TRATTAMENTI
Art. 3. Regole generali di condotta
1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli archivisti adottano, in armonia con la legge e i regolamenti, le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati. 2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto negli artt. 21 e 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, come modificati dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281, dall'art. 7 del medesimo decreto legislativo n. 281, e successive modificazioni ed integrazioni. 3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni archivistiche, nel trattare dati di carattere personale comuni o sensibili, si attengono ai doveri di lealtà, correttezza, imparzialità, onestà e diligenza propri dell'esercizio della professione e della qualifica o livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di trasparenza della attività amministrativa. 4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati per tali scopi, e sono soggetti in linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati o di trattamenti.
Art. 4. Conservazione e tutela
1. Gli archivisti si impegnano a:
 a) favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in conformità con i principi, i criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche l'aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche;
 b) tutelare l'integrità degli archivi e l'autenticità dei documenti anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;
 c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
 d) assicurare il rispetto delle misure di sicurezza previste dall'art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e dal decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318 e successive integrazioni e modificazioni, sviluppando misure idonee a prevenire l'eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
Art. 5. Comunicazione e fruizione
1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilità delle fonti.
2.L'archivista promuove il più largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l'attività di ricerca e di informazione nonché il reperimento delle fonti.
3. L'archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura interessata sottoscrive un'apposita convenzione per concordare le modalità di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile e gli incaricati del trattamento, nonché i rapporti con i soggetti esterni interessati ad accedere ai dati.
Art. 6. Riservatezza
1. Gli archivisti si impegnano a:
 a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l'archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;
 b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese nell'esercizio delle proprie attività. 2. L'archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la cessazione dalla propria attività.
Art. 7. Aggiornamento dei dati
1. L'archivista favorisce l'esercizio del diritto degli interessati all'aggiornamento, alla rettifica o all'integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.2. Ai fini dell'applicazione dell'art. 13 della legge n. 675/1996, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un'ampia serie di dati o documenti, l'archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.3. In caso di esercizio di un diritto, ai sensi dell'art. 13, comma 3, della legge n. 675/1996, da parte di chi vi abbia interesse in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell'interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
Art. 8. Fonti orali
1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale, anche sulla base di un'informativa semplificata che renda nota almeno l'identità e l'attività svolta dall'intervistatore nonché le finalità della raccolta dei dati.2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all'autore dell'intervista una dichiarazione scritta dell'avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell'intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.
Capo III REGOLE DI CONDOTTA PER GLI UTENTI E CONDIZIONI PER LA LICEITA' DEI RELATIVI TRATTAMENTI
Art. 9. Regole generali di condotta
1. Nell'accedere alle fonti e nell'esercitare l'attività di studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla legge e dai regolamenti, adottano le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità di cui all'art. 7, del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281.
Art. 10. Accesso agli archivi pubblici
1. L'accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri.
2. Fanno eccezione, ai sensi delle leggi vigenti, i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data e quelli contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della legge n.675/1996, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare.
3. L'autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro dell'Interno, previo parere del direttore dell'Archivio di Stato o del sovrintendente archivistico competenti e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati istituita presso il Ministero dell'interno, secondo la procedura dettata dagli articoli 8 e 9 del decreto legislativo n. 281/1999.
4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i documenti di cui al comma 2 prima della scadenza dei termini, l'utente presenta all'ente che li conserva un progetto di ricerca che, in relazione alle fonti riservate per le quali chiede l'autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente ha facoltà di presentare ogni altra documentazione utile.
5. L'autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni altro richiedente. La valutazione della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca di cui al comma 4.
6. L'autorizzazione alla consultazione dei documenti, di cui al comma 3, prima dello scadere dei termini può contenere cautele volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle persone interessate.
7. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi della ricerca desumibili dal progetto, nell'obbligo di non diffondere i nomi delle persone, nell'uso delle sole iniziali dei nominativi degli interessati, nell'oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e all'indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente individuabili gli interessati.
8.L'autorizzazione di cui al comma 3 è personale e il titolare dell'autorizzazione non può delegare altri al conseguente trattamento dei dati. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
Art. 11. Diffusione
1. L'interpretazione dell'utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all'identità personale e della dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.
2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l'utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.
3. La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.
4. In applicazione di quanto previsto dall'art. 7, comma 2, del decreto legislativo n 281/1999, al momento della diffusione dei dati il principio della pertinenza è valutato dall'utente con particolare riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L'utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.
5. L'utente non è tenuto a fornire l'informativa di cui all'art. 10, comma 3, della legge n. 675/1996, nei casi in cui tale adempimento comporti l'impiego di mezzi manifestamente sproporzionati.
6. L'utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.
Art. 12. Applicazione del codice
1. I soggetti pubblici e privati, comprese le società scientifiche e le associazioni professionali, che siano tenute ad applicare il presente codice si impegnano, con i modi e nelle forme previste dai propri ordinamenti, a promuoverne la massima diffusione e la conoscenza, nonché ad assicurarne il rispetto.2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l'applicazione del codice.
Art. 13. Violazione delle regole di condotta
1. Nell'ambito degli archivi pubblici le amministrazioni competenti applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.
2. Le società e le associazioni tenute ad applicare il presente codice adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti, le opportune misure in caso di violazione del codice stesso, ferme restando le sanzioni di legge.
3. La violazione delle prescrizioni del presente codice da parte degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell'autorizzazione medesima. L'Amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole del presente codice. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.
4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1 e 2 possono segnalare al Garante le violazioni delle regole di condotta per l'eventuale adozione dei provvedimenti e delle sanzioni di competenza.
Art. 14. Entrata in vigore
1. Il presente codice si applica a decorrere dal quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.